Une gestion efficace de la main-d’œuvre exige une bonne vue d’ensemble des effectifs, des dépenses, des compétences et des tâches. Or, il n’est pas évident de gérer le vaste éventail d’employés non permanents qui travaillent pour votre organisation. Pourquoi? Parce que ces effectifs disparates et décentralisés sont rarement reconnus pour ce qu’ils sont en réalité, soit une proportion notable de votre main-d’œuvre.
Les chefs de projet, responsables du recrutement et directeurs de service des multiples bureaux, succursales ou divisions d’une entreprise sont parfois disséminés dans une région, un pays, voire un continent, et ils agissent trop souvent en silo pour répondre à la demande accrue, pallier les lacunes de compétences et remplacer les boomers qui approchent de la retraite.
Des effectifs méconnus
Selon la notion traditionnelle, les employés contractuels sont des travailleurs temporaires engagés par l’intermédiaire de firmes de placement afin de combler les pénuries d’effectifs de court à moyen terme : remplacements de congés de maternité ou de maladie, postes saisonniers pour répondre aux périodes de pointe, etc.
Mais allez au-delà de cette vision conventionnelle, regardez-y d’un peu plus près et vous verrez un tableau fort différent. La main-d’œuvre contractuelle est en pleine transformation et la comptabilisation de ce type d’effectifs doit suivre la cadence.
Aujourd’hui, la main-d’œuvre contractuelle est composée de multiples visages trop souvent méconnus. Les employés contractuels travaillent au sein de votre organisation ou en périphérie, souvent en marge de vos responsables des ressources humaines. Ces effectifs sont composés d’employés temporaires que vous avez directement recrutés, de stagiaires, de consultants, de pigistes, de ressources reliées à un énoncé des travaux ainsi que de travailleurs contractuels et autonomes.
On les retrouve dans les secteurs suivants, pour n’en nommer que quelques-uns : technologies de l’information, technologie, génie, soins de la santé, transport et vente au détail. Selon des estimations récentes, la main-d’œuvre contractuelle peut représenter jusqu’à 35 % des effectifs totaux de la plupart des organisations. Et pourtant, ces dernières sous-estiment systématiquement l’envergure de leur main-d’œuvre contractuelle.
Le manque de visibilité : une source de problèmes graves pour votre organisation
Comme le dit l’adage, on ne peut pas gérer ce qu’on ne peut pas mesurer. Si vous n’avez pas une idée claire du nombre d’employés contractuels et des dépenses connexes, vous vous exposez à des problèmes de taille, dont les suivants :
- Décisions malavisées – Des données inexactes peuvent mener à des choix fâcheux, y compris au chapitre de la rationalisation de la main-d’œuvre. Les entreprises qui bénéficient d’une bonne vue d’ensemble de leurs effectifs contractuels profitent d’importantes économies sur le plan des tarifs payés, souvent sans réduire le nombre d’employés.
- Prévisions erronées – Vous cherchez désespérément des candidats à la dernière minute pour répondre aux variations saisonnières de la demande ou pour combler les besoins d’un projet à l’autre? Une planification déficiente oblige les organisations à se tourner vers des solutions plus onéreuses, par exemple des firmes de placement, pour répondre à leurs besoins urgents et imprévus.
- Disparité des taux payés – Il arrive souvent que les organisations rémunèrent la même catégorie ou le même niveau de ressource à des taux fort différents d’un service à l’autre.
- Taux supérieurs à la juste valeur de marché – Une mauvaise visibilité est une source de gaspillage : plusieurs organisations ne sont pas au courant des taux en vigueur sur le marché pour une catégorie de travailleurs donnée. Or, une bonne connaissance de vos taux de rémunération actuels et des taux en vigueur sur le marché pour chaque catégorie de travailleurs peut vous faire économiser de façon substantielle.
- Prise de risques indus – Les risques associés aux différentes catégories de travailleurs contractuels sont l’un des aspects les plus négligés de la comptabilisation de la main-d’œuvre contractuelle. C’est particulièrement le cas des travailleurs autonomes. Une bonne vue d’ensemble améliore la gouvernance et la conformité à la réglementation fédérale, étatique et locale.
Comment bénéficier d'une meilleure vue d'ensemble de votre main-d’œuvre contractuelle
Un manque de visibilité peut représenter des millions de dollars de paiements en trop et de dépenses « en marge » cachées et entraîner des erreurs de classification et de co-emploi qui vous exposent aux représailles des agences fiscales et des ministères du Travail.
Ajoutez à tout cela le risque de recours collectif intenté par les travailleurs contractuels eux-mêmes, et vous comprendrez rapidement pourquoi une bonne vue d’ensemble de votre main-d’œuvre contractuelle est une initiative stratégique à entreprendre sans tarder.
Voici quelques étapes à considérer :
Consolider et centraliser – Regroupez l’information sur tous vos employés contractuels au même endroit, peu importe le type ou la source. Mettez en place un répertoire central où tous les différents types de travailleurs non permanents de votre organisation sont consolidés.
Cataloguer, classer et valider – Créez un catalogue de tous les postes non permanents au sein de votre organisation. Comprenez la nature de leur travail. Assurez-vous qu’ils sont bien classifiés et s’ils sont des travailleurs autonomes, vérifiez s’ils sont admissibles à ce statut. Ce ne sont pas tous les travailleurs qui se disent autonomes qui peuvent travailler à ce titre.
Documenter, sensibiliser, diffuser – La gestion du changement est la clé du succès. Assurez-vous que vos gestionnaires comprennent la valeur d’une gestion centralisée de vos effectifs contractuels et démontrez l’incidence positive sur l’entreprise. Puis mettez progressivement en place des pratiques d’excellence dans l’ensemble des services, divisions et bureaux.
Comment un programme de services gérés peut vous aider
Pour réaliser toutes ces étapes, plusieurs organisations optent pour un programme de services gérés de la main-d’œuvre contractuelle. Ce type de programme était autrefois réservé aux grandes entreprises, mais des moyennes entreprises de plusieurs différents secteurs peuvent aujourd’hui en tirer profit.
Il existe aussi de nombreuses solutions intermédiaires pour vous aider à mieux cerner et contrôler certains segments de vos effectifs contractuels, par exemple les travailleurs autonomes et les candidats que vous recrutez directement.
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