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Andrew Hinchliff

 

Une économie en croissance, la transformation des effectifs et l’attitude carpe diem des jeunes employés de la génération X et Y bouleversent complètement notre vision traditionnelle de la main-d’œuvre. Les organisations qui ont de plus en plus besoin de travailleurs hautement spécialisés ou qui sont confrontées à une hausse rapide de la demande de biens et services se tournent donc vers des ressources contractuelles pour combler les manques à gagner.

Même si cette nouvelle vision de la main-d’œuvre vient avec son lot d’avantages, elle comporte aussi de sérieux défis que bien peu d’entreprises sont prêtes à relever.

Enjeu no 1 – Manque de visibilité des effectifs contractuels et des coûts connexes

Les organisations qui ont recours à toute forme de travailleurs contractuels doivent surmonter un défi de taille, c’est-à-dire bien comptabiliser ces ressources. Pourquoi? Parce que ces travailleurs sont souvent embauchés directement par les directeurs du recrutement. Ce recrutement non officiel « en marge » et les frais connexes échappent à la comptabilisation et aux contrôles traditionnels. 

Vous disposez donc d’une mauvaise vue d’ensemble du nombre de travailleurs contractuels et des dépenses connexes. Il est impossible de gérer ce qu’on ne peut pas mesurer. Ce manque de visibilité entraîne une efficacité organisationnelle défaillante, des frais de main-d’œuvre plus élevés et un processus décisionnel déficient qui s’appuie sur des hypothèses erronées sur le plan de la composition des effectifs de l’entreprise.

Enjeu no 2 – Dépenses difficiles à contrôler

L’enjeu no 1 a pour corollaire un processus d’embauche fragmenté et disparate. Le résultat? Des ressources et des talents payés trop cher.

 Une meilleure comptabilisation des employés contractuels vous aide à cerner précisément vos frais et à réduire le nombre de firmes de placement avec lesquelles vous faites affaire. En consolidant vos dépenses auprès des quelques fournisseurs de personnel réputés, vous êtes en position privilégiée pour gérer les cartes de taux, les marges et les ristournes.  

En créant une saine concurrence entre ces quelques fournisseurs de qualité, vous réduirez vos coûts tout en simplifiant la gestion de votre processus d’embauche de bout en bout.

Enjeu no 3 – Accès limité aux talents et taux de roulement élevé

Un processus d’embauche disparate nuit également à votre accès aux talents et allonge les délais nécessaires pour pourvoir un poste.

 Selon le Wall Street Journal, il faut en moyenne 25 jours pour pourvoir un poste; en général, plus de 250 curriculum vitæ sont passés en revue, la plupart provenant de candidats de piètre qualité, dans l’espoir de trouver les deux ou trois ressources qui répondent aux exigences. Plus le poste est spécialisé (génie, soins infirmiers, technologies de l’information, etc.), plus le délai d’embauche est long.

 Des travailleurs incompétents génèrent également un taux de roulement extrêmement élevé, soit jusqu’à 359 % en moyenne selon la American Staffing Association. C’est donc dire qu’après avoir passé tout ce temps pour pourvoir un poste, vous devez en outre gérer un employé sous-performant.

Enjeu no 4 – Risques d’erreurs de classification et de co-emploi

Les conséquences d’une mauvaise comptabilisation et d’une gestion déficiente des travailleurs contractuels annulent souvent tous les avantages associés à ce type d’effectifs. En effet, les erreurs exposent votre entreprise à des répercussions potentiellement dévastatrices. 

L’Internal Revenue Service multiplie les poursuites aux États-Unis. À première vue, l’agence semble vouloir protéger les travailleurs qui n’ont pas reçu les avantages auxquels ils avaient droit, mais en y regardant de plus près, on s’aperçoit que c’est un moyen de protéger l’assiette fiscale gouvernementale contre les effets de l’économie « à la demande », composée en grande partie de travailleurs autonomes.

En parallèle, on voit de plus en plus de recours collectifs intentés par des groupes de travailleurs qui estiment avoir été classés à tort comme des travailleurs autonomes (par exemple les chauffeurs de Fedex et de Uber). Ce type de litige menace la survie même des entreprises.

Selon certaines estimations, une seule erreur de classement peut engendrer des frais de 80 000 $. Puisque les employés contractuels représentent jusqu’à 35 % des effectifs dans la majorité des organisations, les coûts potentiels se chiffrent donc en millions de dollars.

Enjeu no 5 – Problèmes d’inefficacité généralisés et multiplication des erreurs

Non seulement le délai d’embauche est de loin supérieur à la norme acceptable (enjeu no 3), mais le processus global de recrutement s’enlise et devient laborieux en raison du trop grand nombre d’intervenants. 

L’embauche « en marge » et les dépenses qui y sont associées sont par définition hautement inefficaces, puisque les directeurs du recrutement s’aventurent en terrain inconnu. Mais il demeure que le principal problème d’une mauvaise comptabilisation de la main-d’œuvre contractuelle est la multiplication des erreurs de saisie coûteuses sur les feuilles de temps et autres rapports, ainsi qu’un processus de recrutement lent et embourbé. C’est une situation chaotique que votre entreprise ne peut guère se permettre.

Que pouvez-vous faire pour résoudre ces enjeux?

Mettez en place un programme de gestion de la main-d’œuvre contractuelle structuré et complet afin de bien comptabiliser vos effectifs contractuels. Assurez-vous d’inclure les politiques, procédures et infrastructures nécessaires pour consolider et standardiser le processus de recrutement, rationaliser les relations avec les firmes de placement, éliminer les erreurs et payer des majorations et des tarifs conformes aux taux en vigueur sur le marché.

Portez plus particulièrement attention à la mobilisation des cadres et à la gestion du changement. Si les dirigeants cautionnent et adoptent votre modèle, le programme de comptabilisation des employés contractuels s’implantera avec succès à tous les paliers de l’organisation. 

Vous ne savez pas où commencer? Obtenez l’aide extérieure d’un fournisseur de services gérés spécialisé dans votre secteur d’activité, qui a les outils, processus et ressources capables de mettre en œuvre et de déployer votre programme de façon optimale.

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